En selección no basta solo con la estrategia sino hay que medir, determinar qué tipo de indicadores son más útiles para nuestros objetivos corporativos, por ello se hace imprescindible establecelos como parte de nuestra estrategia de atracción de talento.

¿Por qué es importante tener indicadores en selección de personal?

Lo que no se mide no se cambiar, mejorar o eliminar.

Si no tengo datos sobre qué está fallando en mi proceso de atracción de talento, no sabré qué he de cambiar, mejorar o eliminar directamente.

Más eficiencia.

Es decir, no vamos a hacerlo bueno y bonito, sino eficiente es decir, de la mejor forma y con los mejores recursos. Aquello de la experiencia del candidato/a, y por ende de las personas que reclutan.

Ahorro en costes.

Ya conté en otro post cuánto puede llegar a costar un mal  proceso de reclutamiento, si tengo indicadores sobre los mismos me ayudarán a optimizarlo (qué bonita palabra en lugar de reducir, aminorar, ¿a que es bonito el diccionario de la RAE?)

Mejorar la experiencia de los candidatos.

Luego hablaremos no sólo de indicadores cuantitativos , sino también de indicadores cualitativos que nos arrojen luz sobre cómo se sienten las personas que aplican a nuestros procesos de reclutamiento y ayuden a mejorar la experiencia de las candidatas y candidatos a una posición

Ayudar a consolidar la estrategia.

Muchas veces los KPIs se quedan en un cajón o se presentan en tediosas reuniones o powerpoint, la tasa de permanencia en la compañía, la capacidad para atraer talento son fundamentales para desarrollar el negocio.

¿Qué tipo de indicadores o KPIs de selección existen?

Cuantitativos.

Solo nos ofrecen una cifra acerca de una fase, proceso o momento del proceso de reclutamiento pero no traducen cuál es el sentimiento o experiencia de la persona, por tanto, datos sin contexto pueden ofrecer una fotografía errónea.

Cualitativos.

Son fundamentales para entender los indicadores cuantitativos.

¿Qué indicadores puedo medir?

Eficacia del canal (interno o externo).

Tenemos que determinar si vamos a publicar las ofertas en nuestro site o canal de empleo y por qué medios llegan los usuarios/candidatos a ellas. Saber esto nos ayuda a determinar canales y anuncios que mejor funcionan que mejor funcionan. Podemos establecer subindicadores:

• Canales en los que se ha publicado. 

Será conveniente diferenciar entre canal interno y externo. Además de determinar por qué canales nos llegan las candidaturas más adecuadas y poner nuestro esfuerzos, si es de forma interna, en reforzar nuestro programa de referenciados o determinar en qué canales o redes sociales está el talento que necesito para mi compañía.

Dentro de estos canales también será conveniente incluir la externalización del servicio de selección.

• Número de visitas total a la oferta y por canal.

Al igual que el anterior podemos medir las visitas en cada canal o por cada publicación (LinkedIn, Instagram…)

• Viralidad de la publicación en canales externos.

Cuando ayuda nuestra red a difundir y a considerar que nuestras ofertas son atractiva. Este indicador nos ayudará tanto a detectar embajadores de marca internos y externos.

Al final todo se traduce en:

Eficacia del canal =  nº de solicitudes recibidas (independientemente de la posición) / nº de contratación de candidaturas que provienen de ese canal

Estancia o tiempo en mi web.

Si publicamos nuestra vacante en un portal de empleo también sería conveniente establecer estos subindicadores. Especialmente para valorar la validez de tener un job career  o portal de empleo propio.

• Tiempo en la web o duración de su visita.

Sobre correlacionado con el indicador de formularios cumplimentados, cuánto tiempo pasan y a partir de qué momento se produce la tasa de abandono

• Formularios cumplimentados y tasa de abandono.

Formularios que han cumplimentado la solicitud y de estos cuántos lo han realizado de forma eficiente y cuántos abandonan.

• Número de páginas vistas (tiempo en cada una de ellas)

Más allá de nuestro portal o sitio de empleo debemos saber qué páginas son las más visitadas, por dos motivos, para enlazar o redirigir a nuestro portal y por saber qué productos o servicios son los más visitados. No dejemos de pensar que nuestras candidaturas también son clientes.

Tiempo medio de cobertura del puesto

Mide los días que transcurren desde la publicación de una vacante hasta que el candidato acepta la oferta. Es una métrica crucial porque muestra la rapidez y eficiencia con la que un equipo de reclutamiento puede identificar y asegurar a los mejores talentos.

• Tiempo medio de cobertura total

• Tiempo medio de cobertura por área

• Tiempo medio de cobertura por posición

Se calcularía así

Día de incorporación – Día de contacto inicial (inscripción o contacto) = Nº de días para cubrir una vacante.

Número de candidaturas recibidas.

Dentro de este indicador podemos establecer varios KPIs:

• Número total de candidaturas recibidas 

• Número de candidaturas recibidas por canal

• Número de candidaturas internas y externas

• Número de candidatura aptas

Satisfacción  y tasa de abandono de las candidaturas en cada una de las fases.

Aquí es importante determinar cada una de la fases del proceso.

Fase de screening o preselección

• Nº candidaturas totales
• Nº candidaturas aptas
• Nº de abandonos
• Satisfacción de la fase
• Días de duración de esta fase

Fase de entrevista con RR. HH.

• Nº candidaturas totales
• Nº candidaturas entrevistadas
• Nº de abandonos
• Satisfacción de la fase
• Días de duración de esta fase

Fase de entrevista con área y/o Manager

• Nº candidaturas totales
• Nº candidaturas entrevistadas
• Nº de abandonos
• Satisfacción de la fase
• Días de duración de esta fase

Pruebas o dinámicas

• Nº candidaturas totales
• Nº candidaturas aptas
• Nº de abandonos
• Satisfacción de la fase
• Días de duración de esta fase

Fase contratación

• Nº candidatos finalista
• Tasa de aceptación
• Tiempo de incorporación

Podemos resumir estos múltiples indicadores en:

nº  inicial candidaturas por etapa – nº final de candidaturas por etapa

nº inicial de candidaturas – nº de candidaturas finalistas

Permanencia  y rotación en la compañía.

Podemos medir este indicador de forma muy sencilla, de hecho muchos HRIS obtienen este dato de forma automática, pero dentro del mismo podemos establecer subindicadores:

• Tasa de permanencia por área

• Tasa de permanencia por género

• Tasa de permanencia por edad

• Tasa de permanencia por posición

Costes del proceso.

Esto casi merece un post aparte como ya os contaba más arriba.  Pero es importante conocer indicadores como:

• Costes de externalización

• Costes de hora del personal interno

• Costes de anuncios

Objetivos de contratación.

Sí, existe una fase en RR. HH. que se llama planificación de plantillas. Pues bien, esta fase dota de información sobre las personas que van a ser necesarias para alcanzar los objetivos establecidos en el plan estratégico de la compañía, de aquí que sean primordiales para establecer sobreestimaciones, desviaciones presupuestarias y mejoras. Podemos incluir.

• Nº de contrataciones anual  estimadas vs realizadas total 

• Nº de contrataciones anual estimadas vs realizadas por área

• Presupuesto de contrataciones estimado vs ejecutado total

• Presupuesto de contrataciones estimado vs ejecutado total

Satisfacción del cliente interno.

Necesitamos establecer un indicador cualitativo muy sencillo pero esclarecedor pidíendoles a nuestros cliente internos que valoren nuestro trabajo durante los procesos. Es recomendable que sea un indicador numérico y a ser posible con una escala pequeña y bien definida.  De ahí obtendremos dos KPIs.

• Nivel de satisfacción con el equipo de reclutamiento por área

• Nivel  de satisfacción total de los procesos (media)

Igualdad, diversidad y edadismo.

Importante para cumplir con otros requisitos y establecer políticas de atracción de talento. Aquí podemos incluir diversos, nunca mejor dicho, parámetros:

• Número de candidaturas recibidas y contrataciones por género 

• Número de candidaturas recibidas y contrataciones por nacionalidad

• Número de candidaturas recibidas por edad o segmento de edad

¿Cómo y dónde registro los KPIs en selección?

Son varios los aspectos a tener en cuenta para que el registro nos proporcione información eficaz:

• Cuáles son indicadores que necesito en mi compañía, los más importantes o clave. No medirlo todo sino aquello que puedo o sobre lo que tengo poder de modificar o mejorar
• Cuál es el sistema que voy a establecer. En muchas compañías los ATS o los HRIS te permiten configurarlos, por también un Excel puede ser una herramienta (a ser posible optimizada con Power BI).
• Alimentación constante y periódica. De nada sirve tener una herramienta si los datos no están actualizados.
• Revisión y establecimiento de planes de acción. Revisar dónde están los puntos de dolor y establecer cambios en procesos, modelos, fases…
• Evaluación y seguimiento.