¿Qué hace un departamento de RR. HH.?

¿Qué hace un departamento de RR. HH.? Esa es la pregunta más frecuente, a la que todas/os suelen responder: las nóminas y despedir. Y aunque se supone, que hemos o hacemos «pedagogía» estamos muy lejos de que esas personas (nuestras «herramientas» o nuestro motivo de existencia) entiendan qué hacemos por y para ellas.

Me pongo manos a la obra, intentaré responder a la pregunta de la forma más didáctica y «amena posible». ¿Preparadas, preparados?

Cuáles son las funciones que hace un departamento de RR. HH.

Solemos diferenciar entre dos grandes grupos de funciones en el área de RR.HH. aquellas que son consideradas «hard» que engloban las funciones más laborales y de administración de personal, y aquellas que denominamos «soft» que aglutinan aquellas que tiene que ver con atracción y desarrollo de las personas dentro de las compañías.

Planificación de personal.

Esta es una de la áreas más estratégicas, en ocasiones, muy poco valorada o solo se recurre a ella cuando las empresas quieren crecer de una forma más o menos organizada, son muy pocas las empresas que la usan, sobre todo porque aún no incluyen a las personas en la visión estratégica de la compañía..

Atracción y reclutamiento.

Employer Branding.

¿Por qué es importante el employer branding? Porque nos pone en el mapa y nos ayuda a contar cómo son por dentro las compañías (sí, marketing mediante). Lo normal más que elaborar este proceso, sería formar parte de la definición de valores y cultura, que fuesen estos los que sirviesen de herramienta para atraer a candidatas y candidatos a nuestra compañía, que no suene tan impostado, como en muchas ocasiones suena.

Selección de Personal.

Recursos Humanos, no sólo hace entrevistas, sino que define todos los pasos que componen un proceso de selección, aunándolo con la estrategia de employer branding, desde la publicación de la oferta, la criba, las llamadas de preselección, las entrevistas, las prueba técnicas, el diseño de assessment center hasta la incorporación de las personas. Es algo más que hacer entrevistas, sin olvidar introducir los indicadores a medir y los informes a realizar, de los costes de la mala selección aún queda camino por recorrer.

Incorporación y onboarding.

Definir cómo va a ser el día de tu incorporación y posteriormente tu onboarding (días de formación para entender la compañía y tu puesto) son otro de los procesos que llevamos a cabo en RR. HH.

Administración del personal

Es la parte más burocrática y también primordial, los finales de mes en el área laboral, son, digamos, entretenidos.

Contratación.

Los contratos los realiza RR. HH., no sólo los realiza sino que los presenta para que tengan validez, para ello, se encargan de solicitar información a la personas incorporadas y de que todos los datos sean correctos.

Elaboración de nóminas y seguros sociales.

Seguramente esta sea la función más conocida, la realización de nóminas. Ya se sabe, sin nóminas difícilmente podrás percibir tu salario. Pero la elaboración de nóminas va a acompañada de muchos más trámites, como seguros sociales, cálculo de objetivos así como cualquier incidencia que pueda presentarse o cambio en la situación de la persona empleada.

Gestión de bajas, permisos y ausencias.

Sí, cuando estás de baja, cuando solicitas vacaciones, cuando te ausentas, es RR. HH. quien gestiona y tramita. Así como de definir el horario laboral que va a regir en la organización, tanto de forma global o por áreas concretas, siempre cumpliendo el convenio y lo establecido legalmente.

Convenios colectivos.

Desde de RR. HH. son los encargados de aplicar y actualizar el/los convenios que afectan a las/os trabajadoras/es de una empresa. Cambios, actualizaciones y otras modificaciones que afecten a la administración de personal.

Negociación.

En línea con lo anterior, en la negociación o actualización del convenio, es RR. HH. quien forma parte de la mesa de negociación, en muchos casos representando a la compañía.

Absentismo y rotación.

Calcular el absentismo y la rotación que se produce en cada área de la compañía y en su totalidad es fundamental, tanto para valorar los costes como para establecer medidas de corrección.

Sanciones.

Esta parte también te la conoces, se trata de tramitar cualquier sanción o amonestación que pueda producirse en el entorno laboral por infracciones leves o graves.

Despidos y jubilaciones.

Otros de los procesos que se gestionan desde el área laboral son los despidos, que van más allá de una simple carta o comunicación, sino que conllevan cálculos e indemnizaciones . En caso de las jubilaciones ocurre otro tanto, también en el caso de jubilaciones anticipadas o prejubilaciones.

Gestión y desarrollo del talento.

Normalmente la gestión y el desarrollo de la personas en las organizaciones es la gran olvidada, no se tiene en cuenta hasta que ya es demasiado tarde. El foco está en la personas, pero el presupuesto no está en la gestión y desarrollo, cuando se recorta en el área suele ser la primera en desaparecer, por aquello de no ver su valor inmediato.

Formación.

Desde crear encuestas de formación, diseñar un plan formativo, contratar proveedores, calendario… éstas y otras labores forma parte del día de RR.HH. Sin olvidar, la consabida gestión de los creditos FUNDAE.

Evaluación del desempeño.

No que no se mide no existe, normalmente o tradicionalmente lo que se medía desde RR. HH. era la productividad (que se sigue haciendo), pero eso no da muestras cualitativas, de ahí la implementación, diseño y puesta en marcha de la evaluación del desempeño, una herramienta para determinar y valorar el desempeño y/o potencial presente y futuro, fundamental tanto para la función anterior, los planes y necesidades de formación, como para que describo a continuación.

Planes de carrera.

La definición y desarrollo de planes de carrera va de la mano con las otra dos funciones anteriores, no se puede llevar a cabo sin un análisis de las necesidades de formación de la compañía, ni sin determinar el desempeño de la plantilla y también los objetivos estratégicos de la misma.

Planes de sucesión.

La diferencia entre un plan de carrera y un plan de sucesión, es que los planes de sucesión están encaminados a determinar y establecer los pasos para sustituir o reemplazar a las personas que ocupan posiciones clave dentro de una empresa. No confundir con Succession, aunque la realidad a veces supera la ficción con creces.

Procesos de mentoring.

El mentoring es una de las funciones que también puede llevarse o liderarse desde el área de RR.HH. desde muchas ópticas, bien con un enfoque directo en el que mentorizar a parte de la plantilla, o bien dentro de programas de fomento de liderazgo más enfocado a mandos y responsables, que juegan un papel activo.

Análisis y evaluación del clima y cultura.

Las consabidas encuestas de satisfacción y de clima, muchas organizaciones tienen pánico a ponerlas en marcha, cuando deberían ser el primer paso antes de poner un marcha cambios y planificar una estrategia. Aquí puedes ver más sobre ellas.

Comunicación interna.

Depende de la organización, diseñar qué y cómo se ha de comunicar de puertas para dentro puede caer del saco de RR.HH.; de Marketing o de ambos (quizás lo más juicioso). Formar parte del equipo de comunicación interna, determinar qué, cómo y cuándo comunicar.

Procesos de desvinculación y recolocación.

Otra de la funciones denostadas o más maltratadas son los procesos de salida (eufemismo de despido o abandono). Aquí se deben diseñar cómo se realizará la salida o los últimos días de una persona en la compañía: gestión documental, traspaso de información, encuesta de salida y en algunos casos proceso de recolocación, es decir, de ayudarle en la búsqueda de un nuevo empleo, aunque esta función suele externalizarse a consultoras.

Compensación y beneficios

Sistemas retributivos.

Cuándo y cómo vamos a percibir nuestro salario, es decir, determinar qué bandas, cuáles son los salarios para las mismas, saber si estamos en el mercado,… Todo ello forma parte de la función retributiva importante para otras cuestiones como la equidad salarial, la transparencia y la estimación de costes futuros.

Objetivos.

En alguna ocasión, no siempre RR.HH. forma parte de los sistemas de objetivos tanto para trabajar con dicha metodología como para establecer cómo han de remunerarse.

Beneficios sociales.

Sí, hay vida más allá del futbolín. Desde RR.HH. también se definen beneficios más allá del salario, y no sólo me refiero al salario emocional, como establecer acuerdo para seguros de salud, cuidado de menores, tickets restaurantes, gimnasio u otros servicios y/o productos.

Seguridad y salud

Prevención de riesgos laborales.

Normalmente prevención de riesgos laborales está encuadrado dentro de RR.HH. aquí se diseño el plan anual de prevención, la formación que han recibir los trabajadores, el estudio de accidentes, la relación con la mutuas de trabajo, reconocimientos médicos… Parte maltrada pero primordial no sólo para prevenir sino para disminuir costes.

Programas de bienestar.

Además de los beneficios sociales que hablábamos antes, otra de las funciones es desarrollar programas de bienestar para mejorar la nutrición, contra el tabaquismo, mejora de sueño, etc., etc.

Igualdad, conciliación y diversidad.

Planes de igualdad.

La ley obliga a aquellas empresas con más de 50 personas un plan de igualdad que es transversal a todos los procesos de la compañía y del área de RR.HH. en particular.

Medidas de conciliación.

Los estudios de clima o satisfacción, o los procesos de salida se pueden establecer y llevar a cabo medidas en fomento de la conciliación personal y familiar. Desde el área se definen procesos y políticas sobre teletrabajo, horarios flexible, permisos especiales, desconexión digital...

Planes de diversidad y no discriminación.

Similar al plan de igual, el decreto Real Decreto 1026/2024, de 8 de octubre, en el BOE, obliga al establecimiento de políticas y procesos para garantizar la igualdad y no discriminación de personas LGTBI.

Análisis de datos e investigación.

People Analytics.

Con la irrupción de los datos, la parte analítica se ha impuesto en el área de personas, en la que en muchas ocasiones, se acusa de la falta de los mismos para garantizar una toma de decisiones más eficiente. Es una función mucho más transversal que permite obtener datos de todos los procesos descritos más arriba.

¿Aún sigues pensando que RR. HH. sólo despide y hace nóminas?