¿Qué es el canal de denuncias interno? Es la pregunta por la que muchas empresas han empezado a preguntarse a partir del 1 de diciembre de 2023, como siempre al límite. Vamos a ver algunas cosillas por si tienes que empezar a correr, si eres de las empresas que no están obligadas, esto también te interesa.

¿De dónde surge la necesidad de implantar el canal de denuncias interno?

En primer lugar para cumplir con las leyes, la Directiva 2019/1937 de la UE (Whistleblowing o Whistleblower) y con la  ley de protección de los denunciantes de corrupción  por las que las empresas con 50 o más empleados deben tener un canal de denuncias interno.

Y en segundo y más importante, se trata de garantizar la transparencia y combatir la corrupción tanto en el ámbito público como en el privado, dado que las administraciones públicas también están sometidas a esta Directiva. No sólo protege a trabajadores/as,también a accionistas, inversores, miembros de los consejos, administración, trabajadores en prácticas, personal subcontratado, proveedores, etc.

¿Qué empresas tienen que cumplirlo?

Todas las empresas de más de 50 trabajadoras/es. Los plazos para su implantación, por si vas tarde, que a fecha de hoy es sí:

• Empresas de 250 o más empleados y Administraciones Públicas: El 13 de junio de 2023.
• Empresas entre 50 y 249 empleados: El 1 de diciembre de 2023.
• Ayuntamientos de municipios < 10.000 hab.: El 1 de diciembre de 2023.

¿Qué objetivos y beneficios tiene el canal de denuncias interno?

• Crear un sistema interno de denuncias asegurando la confidencialidad de los/as trabajadores.
• Detectar y prevenir irregularidades, infracciones o delitos en fases tempranas.
• Promover la cultura del cumplimiento normativo a través de su uso.
• Proteger y acompañar a los denunciantes desde que inician la denuncia.
• Evitar que los denunciantes incurran en ningún tipo de responsabilidad.
• Evitar que los denunciantes y su entorno sufran represalias.
• Responder de forma ágil a las denuncias recibidas y establecer seguimiento de las mismas.

Las empresas que no hayan implementado este canal serán objeto de abultadas sanciones, y aunque tu empresa o compañía no esté obligada a su implantación, o no sea objeto de sanción, implantarlo proporciona numerosos beneficios.

• Contar con una herramienta de prevención de delito o de compliance penal.
• Fomentar la ética y buenas prácticas empresariales.
• Mejorar la imagen y responsabilidad social corporativa.
• Ser una ventaja competitiva frente a otras empresas y de cara a inversores, grupos de interés y clientes.

Etapas para implantar un canal de denuncias.

Podemos distinguir tres etapas fundamentales: canal, responsable, protocolo y comunicación. Ahora las desglosamos:

1. Elegir el canal para la comunicación de denuncias.

Puede elegirse el canal más adecuado a cada tipo de compañía, con solo una premisa básica que el canal elegido garantice el anonimato de las personas denunciantes y que todas las personas puedan emplearlo

Podríamos tener:

• Software o plataforma. Nos permite que la información esté centralizada y también facilita las labores de registro o seguimiento necesarios. Es la opción más recomendable para garantizar el anonimato. Aquí te dejo algunos:
  • Whisteblower
  • Integrity Line
  • RegTech
  • Ithikios
  • También existen otros software de gestión integrada de RR. HH. que ya incluyen entre sus soluciones los canales de denuncia como Factorial, SesameHR, Bizneo.
• Correo electrónico. Más complejo, y menos dado a la confidencialidad, dado su carácter nominativo, necesitaría el encriptado del remitente para garantizar su anonimato.
• Teléfono. Que garantice el anonimato, pero también nos encontraríamos con la importancia de codificar bien la denuncia y la subjetividad de la persona receptora, reitero la importancia de un modelo de recogida de denuncias.
• Dirección postal. Facilita el anonimato pero dificulta el registro y seguimiento, además de posibles contratiempos por su pérdida.
• Verbal. Necesitamos definir bien el espacio y la persona que hará la recogida de la denuncia, para ello es importante implementar un mismo modelo de recogida de datos.

Se suele recomendar no tener varias vías, sino implementar un único buzón y el mismo canal para evitar duplicidades y facilitar la tramitación y registro. Es por ello, que la elección del canal es una premisa importante para garantizar el acceso de todas las personas de la organización, así como su confidencialidad.

2. Designar a la persona o personas responsables del canal.

Una vez hemos decidido el tipo de canal de denuncias, tenemos que designar a la personas o personas que van a ser las responsables, no existe una obligatoriedad al respecto, pueden ser una o varias.

Varias cuestiones importantes en su elección

• La persona o personas no tienen que ser necesariamente miembros del comité de investigación de denuncias. Dado que sólo las recibirá y registrará.
• Debería pertenecer al ámbito directivo de la compañía, siempre que goce de independencia para su gestión, e incluso de forma exclusiva, siempre que así lo permite el tamaño de la empresa.

3. Elaborar un procedimiento de tramitación de denuncias.

Para que el canal de denuncias interno sea una herramienta eficaz no podemos convertirlo en un cajón desastre y debemos definir de forma clara todos los pasos del procedimiento:

1. Introducción. Nombre de empresa, marco normativo, finalidad y objetivos de la implantación del canal de denuncias interno.
2. Ámbito de aplicación. Alcance de las organizaciones, empresas y personas a las que se aplica este procedimiento.
3. Responsables del canal. Quién o quiénes van a gestionar este canal y cuáles son sus funciones: recepción, análisis, tramitación, investigación, soluciones y medidas… etc
4. Hechos susceptibles de denuncia: Listado de situaciones y hechos objeto de denuncia.
5. Tratamiento de los datos en el canal de denuncias.
6. Proceso de denuncia:
   • Formato/modelo denuncia: Crear un modelo de denuncia para la unificación de la información y registro (documento disponible para toda la organización y en casos de canales «verbales» para su cumplimentación por parte de la persona encargada de la recepción de denuncias).
   • Presentación de denuncia: Vía de comunicación. Identificación del canal o canales que se van a emplear para tramitar la denuncia.
   • Recibo de denuncia: Envío de un acuse de recibo de la información a la persona denunciante en el plazo de 7 días, salvo que dicho envío vulnere la confidencialidad.
   • Archivo y registro de denuncia: Importante para establecer medidas correctivas y analizar indicadores. El registro de denuncias es obligatorio.
   • Tramitación e investigación: Notificar el tiempo de investigación, que no debe ser superior a 3 meses desde la recepción de la denuncia.
   • Resolución y conclusión: informe con todos los pasos realizados en la investigación y su resolución. 
7. Derechos y de las personas denunciantes como denunciadas.
   • Presunción de inocencia: Garantizar la presunción de inocencia y el honor de las personas denunciadas.
   • Confidencialidad: Garantizar la confidencialidad y anonimato durante todo el proceso, para ello será conveniente nombrar o contar con la figura de un/a delegado/a de protección de datos.
   • Protección frente a represalias.
   • Protección de datos.
   • Comunicación continua. Derecho de la persona denunciante y de la persona denunciada a la información continua sobre el proceso y a la solicitud de información durante todo el proceso.

4. Establecer una estrategia de comunicación.

Al igual que hacemos con otras acciones de comunicación interna, es conveniente establecer una plan para la presentación del canal de denuncias internas y facilitar su acceso. Algunas ideas clave para el mismo:

• Uso del canal de denuncias
• Procedimiento de denuncias
• Documento de presentación de denuncias
• Dónde y cómo acceder al canal
• Inclusión en el código ético y manual de bienvenida
• Elementos o campañas que refuercen su uso.

¿Has implantado ya tu canal de denuncias interno?