¿Cómo crear un buen programa de referenciados?

Allá vamos, pero primero hagámonos algunas preguntas, antes de crear un buen programa de referenciados.

¿Por qué tener un programa de referidos, referenciados o recomendad@s?

Todos/as sabemos que el reclutamiento, la selección, la atracción de talento se está convirtiendo en una tarea compleja y que muchos indicadores lo ponen de manifiesto: tiempos de cobertura de vacantes, rotación, bajas voluntarias,…

Como respuesta a esto las empresas han decidido mirar hacia su interior y que sean las personas que componen su organización las que referencien a sus nuevas/os compañeras/os.

¿Qué es un programa de referenciad@s?

Cuando definimos las metodologías de reclutamiento, selección (y cualquier otra cosa … + talento) podemos diferenciar entre los canales externos y los canales internos, que es dónde se ubicaría como una herramienta más, unida a los canales internos de publicación de vacantes.

Un programa de recomendación de candidaturas no es más que un programa que incentiva la atracción de los perfiles más adecuados a nuestra compañia, empleando a nuestra propia plantilla como «prescriptores/as» de nuestra cultura y valores, actividad por la cual, si la persona recomendada se incorpora en la empresa, la persona «recomendante» percibe una gratificación o incentivo, normalmente económico.

Se trata de «formalizar» el consabido «yo conozco a alguien que encajaría a la perfección» o «yo tengo un amigo/a que…»

¿Qué beneficios tiene un programa de referenciad@s o referidos?

Los tiene, vamos a desgranarlos

Reduce los costes de contratación.

Como ya os comentaba en este post, los procesos de reclutamiento, o mejor dicho, los costes de selección son uno de los indicadores que a veces olvidamos, la implantación de este tipo de programas los reduce, incluso incluyendo el coste de ponerlo en marcha.

Hablamos tanto de costes directos como indirectos y de un retorno en forma de calidad, tiempo y retención. Todo ventajas…

Mejora la calidad de las candidaturas. 

Cuando la plantilla es la que explica la cultura, los valores y el día a día de la empresa referenciar a alguien es mucho más ajustado a la misma. Por otra parte, conocer a la persona, en otros ámbitos y/o empresas, proporciona una visión más cercana de lo que esa persona puede ofrecer en una posición. En último término, haber sido candidato/a proporciona una experiencia más real (más allá del autobombo que en ocasiones damos desde RR. HH.), dado que lo vivieron en primera persona.

Aumento de la permanencia.

Diversas compañías americanas dan una horquilla entre el 25-40% de aumento del tiempo de permanencia en la compañía frente a los contratados por metodologías más «tradicionales». Digamos que se produce un match perfecto (¿os he dicho que estoy hablando en pijichic?).

Disminuye la rotación y mejora el clima.

Normalmente aquellas/os empleados/as que llegan a través de referencias, en línea con lo expuesto en el punto anterior, suelen tener menos rotación. El hecho de tener «mentoras/as» oficiosos también ayuda en los procesos de onboarding , en la compresión de los intagibles de la compañía y en la adaptación al clima interno.

¿Cómo hacer un buen programa de referidas/os?

1. Cuenta con el equipo directivo o la dirección de la empresa.

Una de las claves del éxito de los programas de referidas/os es implicar a todos los niveles de la organización. Tanto como para que entiendan que el programa tiene valor (identificar y estimar costes sobre los indicadores que vamos a medir) así como en la comunicación y motivación descendente para que la dirección y mandos intermedios sean portavoces y embajadores de la medida.

Además del apoyo moral y explícito de la dirección, necesitamos recursos económicos (dadnos algo… el mantra de RR. HH.), que sustenten el presupuesto de dicho programa. No basta solo con referenciar sino hay que premiar. En resumen, comprender y presupuestar, lo uno sin lo otro aboca a estos programas al fracaso, las referencias sin premio, son un programa de recompensas sin respuesta que como diría un buen conductista, abocan a la desaparición del comportamiento.

2. Crea un programa de referenciados/as fácil.

Hazlo fácil, si la persona que tiene que recomendar se pierde en una maraña burocrática y no ve que las recompensas sean tangibles, el programa será percibido como una carga y no como un acicate. Algunas ideas:

• Centraliza en un canal (digital) la recepción de candidaturas (antes debemos haber creado un buen portal interno de candidaturas, no se trata de que las personas vean las candidaturas en canales externos).
• Crea un formato o formulario para la recepción.
• Define quién puede participar
• Crea una plantilla de correo para enviar recomendadas/os.
• Indica en todas las ofertas publicadas la posibilidad de participar en el programa
• Incluye los parámetros del proceso: en qué procesos, puede ser para mi área, puede ser un familiar…
• Establece un período mínimo de permanencia en la empresa de los candidatos recomendados para percibir el incentivo
• Define el canal y tiempo en el que se percibirá el incentivo.

3. Establece objetivos a conseguir con el programa.

Siempre hablo en los post de la necesidad de medir y cuantificar en RR. HH. para que se perciba su aportación y valor a negocio. Los objetivos no pueden ser ambiguos, aquí dejo una lista:

• Reducción del 5% de la tasa de rotación el primer año
• Nº de personas contratadas por recomendación vs nº contrataciones totales/año
• Tiempo de contratación de personas recomendadas vs tiempo de contratación
• Tiempo de permanencia de las candidaturas recomendadas
• Nivel de satisfacción del programa entre la plantilla

4. Diseña diferentes incentivos y se transparente.

Evidentemente una palmita en la espalda y un gracias «pueden» ser motivadores en un día determinado, pero el programa de referenciados debe contener y definir de forma transparente los incentivos. Estos incentivos pueden ser de tres tipos: económicos, no económicos (beneficios) o una combinación de ambos.

Ejemplos de incentivos no económicos pueden ser:

• Días de vacaciones
• Viajes
• Dispositivos digitales
• Experiencias gastronómica

Además de incentivos individuales, que suele ser lo más común, se pueden diseñar programas de referenciados de forma grupal para fomentar el trabajo en equipo, expandir la cultura de referencias, conseguir objetivos comunes…

Las cuantías o beneficios a percibir han de estar explícitamente explicados en cuantía, tiempo y forma de pago o percepción. No incluyas un mismo incentivo, segméntalos o establece niveles por áreas y/o puestos, o complejidad.

5. Crea un plan de comunicación del programa.

Diseña unaestrategia de comunicación interna, publicarlo en los diferentes canales internos. Desde la publicación en una newslettter, en tablones de anuncios o comedores…

La comunicación es clara y con instrucciones sencillas:

• Qué es: difusión
• Quién puede participar (todos los niveles)
• Qué se persigue: el objetivo para la compañía
• Cómo participar: proceso
• Qué se puede conseguir: cuantía y/o tipología

Es importante que esta comunicación no sea algo puntual sino que se incluya en los procesos de onboarding para que se interiorice con el resto de los valores de la empresa. Este es un proceso en el que el Dpto. de Marketing es fundamental para construir la idea principal y acciones asociadas que refuercen el conocimiento y la interiorización del mismo.

6. Fomenta el reconocimiento para las personas que recomiendan.

Si una persona recomienda a un/a candidato/a que se contrata, hay que reconocerlo para reforzar el comportamiento y su impacto generado. Comunicar para reconocer, comunicar para promover, comunicar para afianzar.

Crear una recompensa anual a aquellas personas con más recomendaciones contratadas también puede ser un incentivo y un modelo a seguir.

7. Proporciona feedback sobre los recomendados/as.

En muchos casos, algunas de las recomendaciones no se ajustan a los valores o posiciones de la compañía desde RR. HH. hemos de proporcionar claves para que se adecuen y no desmotivar a las personas que quieren seguir participando del programa.

Por el contrario, es conveniente establecer una comunicación continua e informar a la «persona referenciadora» acerca del estado de la persona recomendada en el proceso.

8. Analiza los datos obtenidos y establece mejoras.

Al haber establecido los objetivos debemos establecer un calendario de evaluación para ver tendencias, resultados e implementar mejoras.

¿Te animas a implementar un programa de referenciados? ¿Cómo ha sido tu experiencia? ¿Has referenciado?