¿Por qué es necesaria un descripción de puestos TOP? Ahora que la ley obliga a tener un registro salarial, para evitar la discriminación por sexo, se hace inevitable como paso previo para justificar las percepciones económicas de cada trabajador, tener definida su misión y funciones en la compañía, o dicho de otro modo, elaborar descripciones que contengan todos los elementos para refrendar y justificar su banda o salario.
Análisis vs descripción de puestos.
Antes de introducirnos en el análisis debemos diferenciar entre el proceso en sí que es el análisis de puesto y la descripción, que es el documento que se genera tras realizar un análisis (mediante diversas metodologías) de puesto.
Así surge este artículo, por tanto, veamos cómo elaborar una buena descripción de puesto, qué elementos o qué aspectos clave debe contener.
15 preguntas para hacer una descripción de puestos TOP.
¿Qué puesto? Identificación del cargo, sencillito, please.
- Nombre. Últimamente nos estamos volviendo un pelín locos, a little, y claro nos venimos arriba con la nomenclatura de los puestos en RR.HH. Hasta aquí todo bien, pero el problema surge cuando tengo que extrapolar «Ninja Máster de Universo Sales Manager» a una oferta de empleo y no se me inscribe ni «el Tato» porque no sé a qué se refieren. De puertas para adentro so cool, de puertas para afuera «tontunos nivel máximo».
- Departamento. Pues eso que hay puestos que vagan por los organigramas sin saber a qué departamento/s pertenecen y de ahí luego los males del «reporting» o de la típica cuestión, yo no sé quién es mi jefe (se nos ha ido de las manos la horizontalidad…)
- Ubicación. En qué lugar, ahora podemos poner incluso «el pasillo de mi casa que es dónde tengo más WI-FI», este apartado es fundamental cuando disponemos de distintas ubicaciones o se puede llevar a cabo desde cualquier lugar, las descripciones evolucionan… Aquí hablamos de ubicación física, no hablamos de ubicación «organizacional».
¿Dónde está el puesto? Posición en el organigrama.
Si ya hemos identificado el cargo, tenemos que ubicarlo, posicionarlo, señalar que posición ocupa en el organigrama de la compañía. Debemos emplear elementos gráficos y no sólo descriptivos, incluso de flujos de actividad y/o mando. Cuanto más visual mejor.
¿Con quién se relaciona el puesto? Dentro y fuera de la compañía.
Olvidamos que los puestos no son entes cual ermitaño sociópata, sino que establecen relaciones con otros o todos los departamentos que componen la empresa, así como otro tipo de actores como proveedores, clientes, empresas, universidades… Si definimos bien esto, muchas de las competencias se verán reforzadas con esta descripción.
¿Para qué existe el puesto? Misión en la compañía.
Esta es una cuestión importante, sobre todo en aquellas empresas en las que ni siquiera se han definido su propia misión, visión y valores (de primero de MBA). La misión o el objetivo de existencia de un puesto tiene que responder a su porqué, a para qué sirve ese puesto y qué queremos conseguir con el mismo. Se explica brevemente y engloba a todas las funciones del mismo.
Dicho claro: misión que hace o cuál es el objetivo primordial de ese puesto. Si ya queremos ser más ambicios@s podemos definir un puesto con visión, hacia dónde preveemos que nos lleve ese puesto. Aunque esto es mejor desarrollarlo en el apartado de plan de carrera.
¿Qué hace el puesto? Funciones en la descripción de puesto.
A veces, nos complicamos con funciones muy alambicadas y engorrosas. Con un verbo complemento y en algunos casos la consecuencia de la acción habremos definido la mayor parte de las funciones de la compañía. Que quieres definir resultados, mejor que mejor.
¿Qué experiencia requiere el puesto? Competencias técnicas
La experiencia que requiere el puesto ha de ir en línea con las funciones del puesto, es decir, cuánto tiempo es necesario para poder desarrollar las funciones previamente descritas. ¿Qué tipo de experiencia he de tener? ¿Qué competencia técnicas? Cuantificar o realizar estimaciones de tiempo será fundamental.
¿Qué formación necesita el puesto? Estudios
Con lo que comentaba antes, necesito una formación específica para desarrollar este puesto. Puedo dividirla en dos apartados:
- Reglada. Formación mínima reglada que necesito y su especialización.
- Certificaciones o formación no reglada requerida. Aquí podrían entrar cursos o certificaciones de especialización que no respondan a las categorías de software o idiomas.
¿Cómo habla el puesto? Idiomas
Dentro del apartado de idiomas tenemos varias cuestiones:
- Si es imprescindible o valorable. Por aquello de que cuanto más azucar más dulce, es decir, que puede asumir un abanico más amplio de relaciones tanto internas como externas.
- Grado de conocimiento del idioma. Si necesitamos un nivel biligüe o un «me apaño con una mínima redacción de emails internacionales».
¿Qué tecnología demanda? Software incluido en la descripción de puestos.
Que la tecnología es fundamental eso ya lo saben todos. Al igual que los idiomas necesitamos valorar si es imprescindible o valorable para el puesto y su grado de conocimiento, no todos deben ser Key User o «Masters of Universe» (¿os he dicho que estoy con el inglés a full?).
¿Qué competencias blandas requiere el puesto? Corporativas y específicas.
Si hemos hecho bien lo deberes, en este caso el nivel de funciones de estas se derivarán las competencias necesarias para llevarlas a cabo. También en este apartado podemos definir competencias y su nivel (especificado en conductas, esto nos ayudará en el futuro en la evaluación del desempeño).
Es frecuente incluir en la competencias dos apartados, las comunes que entrocan con los valores de la compañía y las específicas que van asociadas a los requerimientos del puesto.
¿Cuánto se percibe en este puesto? Salario.
Dentro del apartado de salario podemos incluir varios subapartados:
- Salario bruto anual. Esto lo tenemos todo claro.
- Variable anual. Especificar máximos para obtener la banda salarial completa.
- Beneficios asociados. Seguros, paquetes de acciones… lo que antiguamente podría considerarse salario en especie.
¿Qué riesgos tiene este puesto? Prevención de riesgos
Qué riesgos conlleva desempeñar este puesto. En la descripción de puesto deben aparecer los posible riesgos físicos (aunque no lo creas, estar sentado en una silla los tiene) y los riesgos psicosociales, que siempre han sido el patito feo y van a ocupar un lugar muy destacado en el desarrollo de planes de bienestar y clima laboral. (¿A que da mucho de sí esto de las descripciones de puesto?).
¿Cómo se desarrollará este puesto? Plan de carrera.
Hola, soy Coco, estoy abajo. Hola, soy Coco, estoy arriba. (tienes que haber visto mucho Barrio Sésamo para entenderlo) Me explico, dónde se encuentra el puesto y cuál será su progresión. Y no solamente hacia arriba sino también horizontalmente, por aquello de que el desarrollo profesional tiene muchas aristas.
¿Qué se consigue con este puesto? Objetivos.
Tanto cualitativos como cuantitativos, necesitamos saberlo para trabajar por una dirección de objetivos y para facilitar unos parámetros adecuados para su evaluación del desempeño.
¿Qué importancia tiene el puesto? Valoración.
Encontrarás que para muchas de las herramientas de valoración de puesto se emplean parámetros o competencias, además de la experiencia y la formación. Por ello, incluir o alinear con nuestro sistema retributivo será esencia.
¿Entiendes por qué es tan importante descripción de puestos TOP?
